A l’heure de la dématérialisation de l’information, les organismes publics ou semi-publics s’appuient principalement sur le media Emailing et aussi sur la complémentarité du SMS pour diffuser communications et notifications à des milliers d’administrés : de particuliers, entreprises et partenaires professionnels.
Ainsi, les principaux types d’administration continuent de professionnaliser leurs communications Emailing et SMS afin d’optimiser leurs performances en matière de pilotage et de diffusion de campagnes tout en rendant les outils accessibles au plus grand nombre de collaborateurs.
La mutualisation des plateformes digitales Emailing et SMS fait partie de ces avancées .
Mairies, Universités, Ecoles, Chambres de Commerce et d’Industrie, Chambres d’Agriculture, Communautés d’agglomération recherchent en permanence à améliorer leurs usages numériques.
Rester dans la tendance des outils de communication digitale, en toute sécurité et toujours en conformité avec le Règlement RGPD constitue le fil rouge des Directions de la communication de tous ces organismes d’état.
Notre expérience depuis 2004 avec de nombreux organismes publics nous font retenir 3 principaux critères de choix d’une plateforme Emailing pour les administrations.
Plusieurs retours d’expérience de nos clients pour vous inspirer. Merci pour leurs témoignages !
1. Mutualisation et collaboration : plateforme partagée par de nombreux utilisateurs, de services différents
Au sein d’une mairie ou d’une université, que ce soit dans une même équipe ou dans des services différents, les collaborateurs utilisent la même plateforme Emailing/SMS pour distribuer des communiqués internes ou externes.
Sur des sites géographiques différents d’une même chambre d’Agriculture, les chargés de communication peuvent être connectés à la même plateforme, pour diffuser des campagnes indépendantes.
En l’absence de collègues, d’autres utilisateurs doivent aussi pouvoir prendre le relais avec leur propre accès.
La capacité de configuration de la plateforme Emailing selon l’organisation et la cartographie des établissements de l’organisme est primordiale. Que ce soit pour la gestion d’opérations séparées ou pour la gestion collaborative de campagnes.
La gestion « multi-comptes » d’Express-Mailing permet à chaque service d’une même collectivité d’avoir un espace personnel.
- L’Agglomération Grand Lac nous fait part de son expérience pour déployer la plateforme Express-Mailing au sein de son organisation.
« Canal d’entrée et reflet de l’image de sa communauté d’agglomération… En plus de proposer un système très simple d’utilisation, le conseil et la proximité du support d’Express-Mailing ont été décisifs dans l’adoption de cette plateforme évolutive, partagée par tous nos services ».
Morgane Martini, Cheffe de projets usages numériques de Grand Lac.
2. Assistance à la mise en place, hot line technique et facturation unifiée-Chorus
L’avantage d’une même plateforme Emailing/SMS au sein d’une même administration facilite la mise en place de programmes de formation, communs pour les utilisateurs. La formation à l’outil est la même pour tout le monde, peu importe le service.
La formation à la prise en mains ainsi que la mise à niveau des groupes, en fonction des évolutions des fonctionnalités de la plaeforme font partie des processus à prévoir.
L’équipe de support d’Express Mailing va plus loin pour accompagner certaines administrations : du paramétrage sur mesure de l’outil avec la mise en place de programmes pilotes, l’ajustement des paramètres selon les premiers tests, avant de programmer le déploiement
Parmi les services proposés :
- une hotline technique et 30 minutes de formation téléphonique/Visio sont prévues pour chaque sous-compte.
- Une gestion facilitée des comptes et de la facturation unifiée sur un compte « administrateur » (Chorus).
TEMOIGNAGE CLIENT – Les Chambres d’Agriculture de Bretagne ont adopté la plateforme Express Mailing
- Les Chambres d’Agriculture de Bretagne animent via la plateforme Express-Mailing 20 000 contactsmensuellement via 15 comptes différents, représentant les diverses entités communicantes.
« La hot-line d’Express-Mailing est présente pour répondre rapidement aux questions ou solutionner les soucis que nous avons pu rencontrer, sous forme de tickets mais aussi par téléphone pour certains sujets. Nous apprécions cette relation de confiance qui repose sur l’écoute, l’échange et le conseil ».
Arnaud Joly, Chargé de communication numérique des Chambres d’Agriculture de Bretagne.
3. Plateforme digitale Emailing/SMS évolutive - 100% made in France
Depuis 2004, nous avons fait évoluer notre plateforme Emailing pour adapter nos services aux organisations publiques : mairie, communauté de communes, chambre de commerces, chambre d’agriculture …
Nous travaillons main dans la main avec nos clients des administrations pour adapter l’outil à leurs spécificités et les accompagner dans la migration de leur supports imprimés : bulletin municipal, communiqués en boîtes aux lettres, vers le tout numérique qui s’impose.
Les campagnes SMS s’activent à partir de la même plateforme : notifications automatiques, création et diffusion d’actualité urgente ou d’alerte.
Grâce aux retours d’expérience des utilisateurs des administrations, en matière d’Emailing et de SMS, nous développons des fonctionnalités sur mesure pour les administrations.
La plateforme étant 100% française et la garantie de données gérées et stockées en France (RGPD) sont des critères décisifs.
« Cette activité de campagne Emailing est devenue très cadrée pour ne pas sur-solliciter nos contacts et réguler le nombre d’envois, tout en maintenant un RDV d’information de qualité »
Jean-François Balavoine, Responsable Marketing de la Chambre d’Agriculture d’Indre-et-Loire.
En conclusion : Express-Mailing est partenaire de communication des administrations !
La révolution numérique dans le domaine des administrations a entrainé la révision de nombreux dispositifs de communication qui généraient auparavant de grands volumes d’impression. L’adoption de plateformes digitales est devenue la solution pour créer et diffuser des communiqués, bulletins d’information et actualités urgentes.
La simplicité d’utilisation et l’esprit collaboratif de la plateforme mixte Emailing/SMS, qui a su s’adapter aux modèles d’organisation des administrations ont été des éléments déterminants pour nos clients qui nous permettent aussi de faire évoluer la plateforme grâce à leurs partages d’expérience.
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